strona początkowa działu

Transkrypcja zagranicznych aktów zgonu

Opis procedury

Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji (urodzenie dziecka, zawarcie małżeństwa, zgon) może zostać przeniesiony do rejestru stanu cywilnego w Polsce w drodze transkrypcji.

 Transkrypcja polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego dokumentu stanu cywilnego zarówno językowo, jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym dokumencie stanu cywilnego.

Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności. Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przenosi się do rejestru stanu cywilnego, w formie czynności materialno-technicznej.

 Transkrypcja jest obowiązkowa, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada polski akt stanu cywilnego potwierdzający wcześniejsze zdarzenia i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.

Wniosek o dokonanie transkrypcji składa się do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego. Może go złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny w transkrypcji  aktu stanu cywilnego.

Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Polsce, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej.  Wniosek taki musi być złożony jednocześnie z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.

Wniosek o transkrypcję można także złożyć za pośrednictwem Konsulatu.  

Do dokonania transkrypcji  należy przedłożyć oryginał zagranicznego aktu stanu cywilnego z pieczęcią (klauzulą) Apostille, który przesyłany jest do urzędu stanu cywilnego w Polsce i nie podlega zwrotowi. Na wniosek osoby, która przedkłada zagraniczny dokument stanu cywilnego, można wydać ten dokument, po uprzednim sporządzeniu kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez kierownika urzędu stanu cywilnego, jeżeli wnioskodawca nie ma możliwości ponownego uzyskania tego dokumentu.  

TŁUMACZENIE URZĘDOWE
Zagraniczne akty stanu cywilnego sporządzone w języku obcym przedkłada się z urzędowym tłumaczeniem na język polski dokonywanym przez:
1)   tłumacza przysięgłego wpisanego na listę prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości;
2) tłumacza przysięgłego uprawnionego do dokonywania takich tłumaczeń w państwach członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG);
3)   konsula.

Za dokumenty przetłumaczone przez konsula uznaje się również:
1)   dokumenty w języku obcym przetłumaczone na język polski przez tłumacza w państwie przyjmującym i poświadczone przez konsula;
2)   dokumenty przetłumaczone z języka rzadko występującego na język znany konsulowi, a następnie przetłumaczone przez konsula na język polski.

W przypadku braku tłumacza przysięgłego języka obcego na terytorium Polski dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny w języku obcym może zostać przetłumaczony przez konsula lub uprawnionego pracownika przedstawicielstwa dyplomatycznego państwa obcego na terytorium Polski.  

TRANSKRYPCJA AKTU ZGONU
Transkrypcja zagranicznego aktu zgonu w Polsce wymaga złożenia następujących dokumentów:
1.wniosek do wybranego kierownika USC
2.oryginalny akt zgonu z Apostille
3.tłumaczenie urzędowe aktu zgonu

W przypadku skróconych aktów zgonu nie zawierających pełnych danych, może być niezbędne przedłożenie aktu małżeństwa zmarłego bądź aktu jego urodzenia ze stosownym wnioskiem o uzupełnienie brakujących danych.  

Sprawę prowadzi i informacji udziela
Urząd Gminy Jasionówka
Urząd Stanu Cywilnego
Adres:
19-122 Jasionówka
ul. Rynek 19, pokój nr 10
Telefony: 85 7278034
Godziny pracy:
poniedziałek - piątek - 7.30-15.30.

Warunkiem wszczęcia sprawy jest złożenie wniosku

Do pobrania:
– pełnomocnictwo do wpisania w polską księgę stanu cywilnego aktu zgonu (27136 bajtów)
– wniosek (39424 bajtów)


Opłata – 50 zł za wydanie odpisu zupełnego aktu zgonu po dokonaniu transkrypcji

Wniosek można złożyć:
– listownie - na podany wyżej adres (za pośrednictwem polskiej placówki dyplomatycznej)
– osobiście


Szczegóły na stronie MSW https://www.msw.gov.pl zagraniczne akty zgonu

Akt prawny:

Ustawa z dnia 28 listoapad 2014r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U. z 2014 poz.1741 z późn.zm)