strona początkowa działu

Transkrypcja zagranicznego aktu urodzenia

Opis procedury
Wymagane dokumenty
– wniosek
– ważny dowód osobisty wnioskodawcy
– oryginalny odpis aktu urodzenia wystawiony przez zagraniczny urząd stanu cywilnego

Nie podlegają wpisaniu fotokopie bądź kserokopie aktu chyba, że zgodnie z prawem państwa, w którym dokument został sporządzony, nie funkcjonują odpisy aktów stanu cywilnego tylko kserokopie. W takim przypadku kserokopia musi być poświadczona, przez urząd zagraniczny, który prowadzi księgi stanu cywilnego.

– urzędowe tłumaczenie zagranicznego aktu na język polski przez tłumacza przysięgłego, wpisanego na listę polskiego Ministra Sprawiedliwości lub polskiego konsula (nie dotyczy odpisów na drukach wielojęzycznych)

– w przypadku, kiedy wnioskodawcą jest jedno z rodziców wymagana jest dodatkowo pisemna zgoda drugiego rodzica na wpisanie aktu zagranicznego do polskich ksiąg stanu cywilnego

– pozostałe osoby ubiegające się o transkrypcję aktu urodzenia powinny posiadać pisemne pełnomocnictwo od osoby, której akt dotyczy, ewentualnie od rodziców małoletniego, którego akt dotyczy

Dokumenty składane wraz z wnioskiem nie podlegają zwrotowi, lecz są włączane do akt zbiorowych aktu stanu cywilnego i przechowywane w USC przez okres 100 lat, następnie przekazywane do archiwum państwowego.

Opłaty
50 zł – za wydanie odpisu zupełnego aktu urodzeniu wydanego bezpośrednio po dokonaniu transkrypcji
Opłatę skarbową uiszcza się przelewem na konto

Urzędu Gminy Jasionówka
19-122 Jasionówka,
ul. Rynek 19

Numer konta: 08 8076 0001 0000 1339 2000 0010

Informacje dodatkowe

Wniosek o dokonanie transkrypcji aktu urodzenia można złozyć do wybranego kierownika Urzędu Stanu Cywilnego. Na wniosek osoby, pisownię danych zawartych w akcie zagranicznym można dostosować do reguł pisowni polskiej. O transkrypcję aktu urodzenia można zwrócić się za pośrednictwem polskiego konsula. W tym celu osoba zainteresowana musi osobiście udać się do konsula i złożyć wymagane prawem dokumenty, które konsul prześle do urzędu stanu cywilnego.

Osoby uprawnione:
Wniosek o dokonanie transkrypcji aktu urodzenia może złożyć:
- osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające trranskrypcji
- osoba, która wykaże interes prawny lub interes faktyczny
- transkrypcja moze być dokonana z urzędu.

Jeżeli wniosek składa osoba, której akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, osoba obca) wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe do dokonania czynności.Pełnomocnictwo udzielone: wstępnym (rodzice, dziadkowie), zstępnym (dzieci, wnuki) oraz rodzeństwu i małżonkowi nie podlega opłacie skarbowej.

W przypadku transkrypcji aktu urodzenia małoletniego dziecka wnioskodawcami są oboje rodzice.Jeżeli wniosek składa jeden rodzic, to powinien on dołączyć dodatkowo zgodę do dokonania tej czynności od drugiej, nieobecnej strony.

Uzupełnienie brakujących w zagranicznym akcie danych

Treść zagranicznego dokumentu stanu cywilnego przenosi się do rejestru stanu cywilnego, w formie czynności materialno-technicznej, zamieszczając w akcie stanu cywilnego adnotację o transkrypcji. Kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny aktu stanu cywilnego.W przypadku gdy transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego potwierdzającego urodzenie jest dokonywana na wniosek matki dziecka, a w dokumencie tym są zawarte dane ojca inne niż wynikające z domniemania pochodzenia dziecka od męża matki, kierownik urzędu stanu cywilnego, który dokonał transkrypcji, zawiadamia o tym męża matki, pouczając go o prawie do wniesienia do sądu powództwa o zaprzeczenie ojcostwa, jeżeli jest możliwe ustalenie miejsca pobytu domniemanego ojca Jeżeli transkrypcji dokonano na wniosek osoby, której transkrybowany dokument nie dotyczy, kierownik urzędu stanu cywilnego informuje o transkrypcji osoby, których dokument dotyczy. Kierownik urzędu stanu cywilnego odmawia dokonania transkrypcji, jeżeli:dokument w państwie wystawienia nie jest uznawany za dokument stanu cywilnego lub nie ma mocy dokumentu urzędowego, lub nie został wydany przez właściwy organ, lub budzi wątpliwości co do jego autentyczności, lub potwierdza zdarzenie inne niż urodzenie, małżeństwo lub zgon;zagraniczny dokument powstał w wyniku transkrypcji w państwie innym niż państwo zdarzenia;transkrypcja byłaby sprzeczna z podstawowymi zasadami porządku prawnego Rzeczypospolitej Polskiej

Transkrypcja aktu polega na wiernym i literalnym przeniesieniu treści zagranicznego aktu stanu cywilnego zarówno językowo jak i formalnie, bez żadnej ingerencji w pisownię imion i nazwisk osób wskazanych w zagranicznym akcie.

Osoba występująca z wnioskiem o wpisanie transkrypcję aktu, który nie zawiera wszystkich niezbędnych danych powinna wystąpić z wnioskiem o uzupełnienie aktu, ponieważ posługując się polskim aktem urodzenia sporządzonym z brakami, może napotkać na liczne problemy podczas załatwiania spraw urzędowych np. nadanie numeru PESEL, wydanie paszportu i dowodu osobistego, sporządzenie aktu notarialnego, postępowania przed sądami. Uzupełnienia aktu zagranicznego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej. Akty uzupełniane są na podstawie odpisów akt stanu cywilnego (np. podstawą uzupełnienia aktu urodzenia jest w zależności od stanu cywilnego rodziców akt małżeństwa lub aktu urodzenia rodziców) Opłata za odpis zupełny po dononaniu uzupełnienia aktu – 39 zł. Akt stanu cywilnego podlega sprostowaniu w razie błędnego lub nieścisłego jego zredagowania w fornie czynności materialno-technicznej. Właściwym dodokonania sprostowania jest sąd w postępowaniu nieprocesowym.

Miejsce składania wniosku
Urząd Stanu Cywilnego w Jasionówce,
ul. Rynek 19 pok. 10
tel. 085 7278034


Właściwość miejscowa
Urząd Stanu Cywilnego miejsca zamieszkania wnioskodawcy.

Sprawę prowadzi i informacji udziela
Urząd Gminy Jasionówka
Urząd Stanu Cywilnego
Adres:
19-122 Jasionówka
ul. Rynek 19, pokój nr 10
Telefony: 85 7278034
Godziny pracy:
poniedziałek - piątek - 7.30-15.30.

Warunkiem wszczęcia sprawy jest złożenie wniosku

Do pobrania:
– pełnomocnictwo do wpisania w polską księgę stanu cywilnego aktu urodzenia (30208 bajtów)
– wniosek (39936 bajtów)


Wniosek można złożyć:
– listownie - na podany wyżej adres (za pośrednictwem polskiej placówki dyplomatycznej)
– osobiście

Czas załatwiania do 14 dni

Tryb odwoławczy
Wojewoda Podlaski w Białymstoku za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Jasionówce.

Akty prawne dotyczące sprawy

Prawo o aktach stanu cywilnego - ustawa z dnia 28 listopada 2014r. (Dz.U. z 2014r. Poz.1741 z późn.zm)